Paperless | E-Mail Account anbinden und Mailregel erstellen

Schwierigkeit: Einfach
Zeitaufwand: 10-15 Minuten

Wenn du PDF-Dateien wie zum Beispiel Rechnungen oder Gehaltsabrechnungen automatisch in PaperlessNGX integrieren möchtest, kannst du dein E-Mail-Postfach an PaperlessNGX anbinden. Das ist ganz einfach und ich zeige dir im Folgenden, wie du dabei vorgehst

Voraussetzungen:
– Paperless ist installiert

1. E-Mail Konto anbinden

Melde dich zunächst in deinem PaperlessNGX an und klicke auf E-Mail

Klicke hier im Menü anschließend auf Konto hinzufügen

In dem nun geöffneten Pop-Up Fenster gibt’s du nun deine Anmelde Daten an.

• IMAP-Server: Ja nach Anbieter. Bei Gmail „imap.gmail.com“ oder bei iCloud „imap.mail.me.com„
• IMAP-Port: bei den meisten Mail Providern ist das 993
• IMAP-Sicherheit: SSL
• Benutzername: je nach Anbieter – z.B. „nutzer@icloud.com“
• Passwort: dein Passwort oder Anwendungspasswort

Manche Anwendungen benötigen ein extra Anwendungspasswort um auch ohne 2-Faktor-Authentifizierung eine Verbindung zu ermöglichen. Diese kannst du dir in deinem Account erstellen
Bei Apple unter: https://account.apple.com/account/manage
Bei Gmail unter: https://myaccount.google.com/apppasswords

Klicke anschließend auf Testen um deine Konfiguration zu testen

Anschließend können wir die Einstellungen speichern

Um nun auch Mailanhänge in Paperless zu übernehmen müssen wir eine Mailregel erstellen

Anschließend öffnet sich ein neues Pop-Up, ich erstelle in diesem Fall eine Regel für meine Gehaltsabrechnung. Die Konfigurationsparameter lassen sich eigentlich in 3 Klassen einteilen
Was wird verarbeitet:
– Maximales Alter
– Dateianhangstyp
-Vearbeitungsumfang
-Regelreihenfolge
Welche Mails werden verarbeitet
– Abesender filtern
– Empfänger filtern
– Betreff filtern
– Nachrichteninhalt filtern
– Anhang-Dateiname enthält
– Anhang-Dateiname enthält nicht
Was soll mit der Mail/dem Dokument passieren
– Aktion
– Titelzuweisung
– Tags
– Dokumenttyp zuweisen
– Koresspondentenzuweisung
– Korrespondent zuweisen

In diesem Anwendungsfall soll nur Gehaltsabrechnungen hinzugefügt werden, da ich nur Mails mit Gehaltsabrechnungen von meinem Arbeitgeber an diesem Mailpostfach erhalte, reicht es den Absender zu filtern alternativ kann man nach Betreffen filtern.

Sobald eine Mail eingelesen wurde, wird sie im Mailpostfach als „gelesen“ markiert. Zudem wird dem Dokument der Korrespondent (Arbeitgeber) sowie der Tag „Gehaltsabrechnung“ zugewiesen.

Wenn alles zu deiner Zufriedenheit und für deinen Anwendungsfall eingerichtet ist, kannst du mit einem Klick auf „Speichern“ die Konfiguration abschließen. Ab diesem Moment werden alle Mails, die der festgelegten Regel entsprechen, automatisch deinem PaperlessNGX hinzugefügt.